Steuerberater übernehmen Buchhaltung,Jahresabschluss und Bilanzierung: Grundlagen der Finanzbuchhaltung

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Themen:

• Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung
• Bilanz
• Kontensystem

Ziele und Aufgabenbereiche der Finanzbuchführung

• Jederzeitiger Überblick über die Vermögenslage und den Schuldenstand des Unternehmens. Mindestens einmal im Jahr sind Vermögenslage und Schuldenstand in der Bilanz zu dokumentieren und mit einem Inventar nachzuweisen.
• Feststellung und systematisch geordnete Aufzeichnung aller Vorgänge, die Vermögenswerte und Schulden verändern.
• Erfolgsermittlung durch Gegenüberstellung von Ertrag und Aufwand. Diese erfolgt mindestens einmal im Jahr in der Gewinn- und Verlustrechnung.
• Bereitstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, auf deren Grundlage die Finanzbehörden die Besteuerung des Unternehmens vornehmen, sowie weiterer Informationen für Behörden, Gerichte, Banken oder andere externe Adressaten in der vorgeschriebenen Form­.

Adressaten von Ergebnissen aus der Finanzbuchführung

Unternehmensinterne Adressaten:

• Der Unternehmer selbst: Er kann nicht alle Transaktionen im Kopf behalten. Für seine kaufmännischen Entscheidungen benötigt er ständigen Überblick und Übersicht.
• Am Unternehmen beteiligte Kapitalgeber: Viele Unternehmen sind in Form einer Gesellschaft organisiert. Beteiligte Gesellschafter fordern – ständig oder mindestens periodisch – aussagefähige, überprüfbare Informationen über die Lage des Unternehmens.

Externe Adressaten:

• Externe Kapitalgeber, insbesondere Banken
• Gläubiger
• Finanzamt
• Arbeitnehmer und ihre Vertretungen
• Öffentlichkeit

Werden von verschiedenen Adressaten unterschiedliche Standards für die Berichterstattung aus der Finanzbuchführung (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung u. a.) verlangt, erfordert dies u. U. eine parallele Buchführung.

Pflicht zur Buchführung

Neben dem Eigeninteresse des Unternehmers gibt es gesetzliche Vorschriften, in denen die Pflicht zur Buchführung festgeschrieben ist. Für Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, gelten die Rechnungslegungsvorschriften des Handelsgesetzbuches:

Buchführungspflicht nach Handelsrecht

„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“

— § 238 HGB

Darüber hinaus müssen Gewerbetreibende auch ohne Handelsregistereintrag die steuerlichen Bestimmungen der Abgabenordnung beachten:

Buchführungspflicht nach Steuerrecht

„Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.
Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze, ausgenommen die Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 10 des Umsatzsteuergesetzes,

• von mehr als 350.000 Euro im Kalenderjahr oder
• selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro oder
• einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 30.000 Euro im Wirtschaftsjahr oder
• einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 30.000 Euro im Kalenderjahr gehabt haben,

sind auch dann verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen, wenn sich eine Buchführungspflicht nicht aus anderen Gesetzen ergibt.“

— § 140 und 141 AO

Beschaffenheit der Buchführung

Der § 238 HGB legt fest:

„Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“

Ein „sachverständiger Dritter“ kann ein Finanzbeamter sein, der im Rahmen einer Außenprüfung die Buchführung kontrolliert. Sachverständiger Dritter kann aber auch ein Familienangehöriger oder Geldgeber sein, der sich an Hand der Geschäftsbücher davon überzeugen will, dass sein Geld gut angelegt ist.

In der Abgabenordnung werden auch diese Bestimmungen aus steuerlicher Sicht ergänzt. Falls die Buchführung nicht den Anforderungen entspricht, z. B. weil Unterlagen fehlen, kann nach § 162 die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Diese Grundsätze sind in verschiedenen gesetzlichen Vorschriften enthalten, ergeben sich aber insgesamt aus der bewährten kaufmännischen Praxis. Sie lassen sich in den zwei Grundprinzipien „Wahrheit“ und „Klarheit“ zusammenfassen.

• Wahrheit in der Buchführung bedeutet, dass alles so gebucht werden muss, wie es wirklich vorgefallen ist. Scheinbuchungen über Vorgänge, die nicht tatsächlich stattgefunden haben, sind verbotene Fälschungen.
• Klarheit bedeutet, dass alles übersichtlich, eindeutig, lesbar, nachvollziehbar und geschützt vor Fälschungen sein muss

Belegpflicht

Eine sich aus der Forderung nach Wahrheit und Klarheit zwingend ableitende Regel lautet, dass keine Buchung erfolgen darf, ohne dass ein Beleg vorliegt. Wenn der Beleg nicht aus dem Geschäftsvorfall direkt entsteht (zum Beispiel Eingangsrechnung, Quittung), ist ein Eigenbeleg anzufertigen (Kopie der Ausgangsrechnung, Lohnbeleg, Materialentnahmeschein, Abschreibungsbeleg, ...). Bei der Anfertigung von Eigenbelegen ist von vornherein zu bedenken, dass sie jeder Revision standhalten müssen, besonders auch vor dem Finanzamt. Für Buchführungsunterlagen bestehen Aufbewahrungspflichten.

Organisationsgrundsätze

• Jeder Geschäftsvorfall ist in einem Beleg zu erfassen.
• Die Belege sind zeitnah zu erfassen.
• Die Geschäftsvorfälle sind zu systematisieren.

Buchungsgrundsätze

Die Buchungen und Aufzeichnungen müssen

• vollständig
• richtig
• zeitgerecht
• geordnet und
• verständlich sein.

Elektronische Dokumente müssen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme behandelt und archiviert werden. Besondere Bedeutung haben die GOB bei der Bilanzierung. Das Handelsgesetzbuch enthält eine Reihe von speziellen Bestimmungen, die hierbei zu berücksichtigen sind.

Doppelte Buchführung - Grundlagen

Die doppelte Buchführung – auch kaufmännische Buchführung genannt – ist die in der privaten Wirtschaft vorherrschende Art der Finanzbuchhaltung. Man spricht von „doppelter“ Buchführung, weil jeder Geschäftsvorgang hierbei in zweifacher Weise erfaßt wird. Im Grundbuch (Sozialversicherungen: Zeitbuch) werden alle Vorgänge in zeitlicher Folge dargelegt, während im Hauptbuch (Sozialversicherungen: Sachbuch) eine sachliche Zuordnung über das Buchen in Konten (Doppik) erfolgt. Die Doppik ist daher lediglich eine besondere Verfahrensweise in der Buchführung.

Eine andere Auslegung des Begriffs „Doppelte Buchführung“ sieht die Duplizität darin, daß der Gewinn eines Unternehmens auf zweifache Art nachgewiesen werden kann:

• durch den Vergleich des Eigenkapitals des aktuellen Jahres mit dem des Vorjahres in der jeweiligen Bilanz.
• durch den Vergleich der Aufwendungen und Erträge des aktuellen Jahres in der Gewinn- und Verlustrechnung

Bilanz

Die Bilanz ist die Darstellung der Vermögenswerte – der Aktiva – einerseits und die Darstellung der Finanzierung – der Passiva – andererseits. Aktiva sind solche Vermögensformen, die ein Unternehmen „aktiv“ einsetzen kann, unabhängig davon, ob diese selbst finanziert wurden oder nicht. Die Passivseite zeigt die Finanzierung, also die Herkunft des Kapitals. Der Kapitalgeber kann die Richtung der Geschäftstätigkeit mitbestimmen, im Vergleich zum Geschäftsführer verkörpert er dennoch aber die passive Seite.

Früher war die Detailliertheit der Bilanz dem Kaufmann überlassen – es hatte sich eine Art allgemeiner, gesellschaftlicher Übereinkunft herausgebildet. Jetzt wird auch das in § 266 (2) HGB gesetzlich geregelt. Die dort enthaltene Bilanzgliederung (der sog. „Kontenrahmen“) ist zwar nur für große und mittelgroße Kapitalgesellschaften vorgeschrieben. In der Praxis hat sich diese Gliederung aber auch für Personengesellschaften durchgesetzt, wobei häufig die Positionen noch weiter komprimiert werden.

Unter dem Stichwort Bilanz ist die Bilanzgliederung nachzulesen. Beide Seiten der Bilanz sind sortiert, und zwar:

• die Aktivseite absteigend nach „Flüssigkeit“ (Liquidität): Vermögenswerte, die sich am schwersten in Bargeld verwandeln lassen (z. B. Grundstücke) stehen oben, die dem Geld am nächsten stehenden Vermögenswerte (Kassenbestand, Bankguthaben) unten.
• Die Passivseite absteigend nach „Fälligkeit“: Oben die Finanzierungsquellen, die dem Unternehmen längerfristig zur Verfügung stehen, unten die kurzfristigen Verbindlichkeiten.

Zusammenhang zwischen Bilanz und Inventar

Eine Bilanz wird dem Unternehmer, eventuellen Geldgebern und den Finanzbehörden die notwendigen Informationen nur dann liefern, wenn die darin enthaltenen Werte der Wahrheit entsprechen. Das wird mit dem Inventar gesichert.

Auch beim Inventar fallen die Informationserfordernisse des Unternehmers mit denen äußerer Interessenten zusammen. Der Gläubigerschutz gebietet dem mit Fremdmitteln arbeitenden Kaufmann, dass er sein Vermögen und seine Schulden genau beziffert. Er darf in die Bilanzpositionen nicht einfach irgendwelche geschätzten Werte eintragen. Jeder Wert muss durch das Inventar belegbar sein. Daher wird ihm in § 240 HGB die Pflicht zur Aufstellung eines Inventars auferlegt:

„Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben.“

Zusammenhang zwischen Bilanz und Konten

Das Konto in der Finanzbuchführung dient dazu, aus der Bilanz als Momentaufnahme eine dynamische Darstellung der Geschäftsfälle zu entwickeln. Diese Funktion ergibt sich aus der Tatsache, dass jeder Geschäftsfall mindestens zwei Bilanzpositionen verändert – aber eben meist auch nicht mehr als zwei oder drei Positionen, während die vielen anderen Positionen der Bilanz unverändert bleiben. Es ist also sinnvoll, nur die Positionen, die von den Geschäftsvorgängen betroffen sind, zu verändern, anstatt die gesamte Bilanz nach jedem Geschäftsvorfall neu zu erstellen. Daraus ist die Erkenntnis entstanden, die Bilanz in Konten aufzulösen und nur die Veränderungen in Konten einzutragen.

In den Konten werden Anfangsbestände vorgetragen. Das Vortragen der Anfangsbestände erfolgt nach dem Prinzip: Wenn die Werte in der Bilanz auf der linken Seite (der Aktivseite) stehen, kommen sie in die linke Seite des Kontos (bezeichnet als Soll). Folgerichtig ergibt sich daraus: Die Werte aus der Passivseite der Bilanz kommen in die rechte Seite des Kontos (Haben).

Dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Gegenbuchung“, nach dem mindestens zwei Konten bei einer Buchung berührt werden, wird bereits bei der Auflösung der Eröffnungsbilanz in Konten Rechnung getragen. Da es eigentlich kein Gegenkonto für die Übernahme der Anfangsbestände in die Konten gibt, hat man als Hilfskonstruktion das Eröffnungsbilanzkonto eingeführt. Dieses enthält somit alle Anfangsbestände, aber – logischerweise – spiegelverkehrt und dient zudem zur Kontrolle von Richtigkeit und Vollständigkeit der zu übernehmenden Beträge.

Gewinn- und Verlustrechnung

Vorgänge, die den Geschäftserfolg eines Unternehmens beeinflussen, könnten direkt auf das Eigenkapitalkonto des Unternehmens gebucht werden. Das entspricht der Buchungslogik und ist inhaltlich auch völlig korrekt. In diesem Falle wäre bei wenigen Geschäftsfällen auch die Übersichtlichkeit gewahrt. In der Praxis gibt es jedoch selbst in kleinen Unternehmen unzählige Geschäftsfälle, die Erträge oder Aufwendungen darstellen und damit das Eigenkapital beeinflussen. Würde immer direkt auf das Eigenkapitalkonto gebucht werden, wäre das Ergebnis chaotisch und unübersichtlich. Um die Übersichtlichkeit zu wahren, werden Erträge und Aufwendungen nicht direkt, sondern nur saldiert auf das Eigenkapitalkonto gebucht. Dafür wird eine spezielle Gewinn- und Verlustrechnung eingerichtet und dem Eigenkapitalkonto vorgeschaltet. Der Aufbau (Gliederung) dieser Rechnung ergibt sich aus § 275 HGB. Am gebräuchlichsten ist die Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren.

Konten und Buchung

Kontensystem

Bevor sie in die Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung einfließen, werden im laufenden Geschäftsverkehr die Finanzen eines Unternehmens auf Konten erfasst. Ein Konto ist eine Tabelle mit zwei Spalten: Einer Soll- (S) und einer Habenseite (H).

„Soll“ ist immer links, „Haben“ ist immer rechts:

Früher, als die Konten noch in gebundenen Büchern geführt wurden, verwendete man zur Kontendarstellung das so genannte T-Konto. Die Darstellung ähnelt dem Buchstaben T. Heute hat das Konto ein anderes Aussehen, aber immer noch die Darstellung mit Soll und Haben. Die Wörter „Soll“ und „Haben“ sind dabei ohne inhaltliche Bedeutung und historisch bedingt! Es geht also nicht um „etwas haben“ oder „etwas, das sein soll“. Besonders der Begriff „Haben“ wird oft falsch verstanden. Er bedeutet nicht „Besitzen“. Tatsächlich ist er aus der Funktion des Lieferantenkontos zu erklären. Auf der rechten Seite dieses Kontos wurden nach dem Prinzip „Wir HABEN zu bezahlen!“ der entsprechende Geldbetrag eingetragen. Auf der linken Seite des Kundenkontos wurde eingetragen „Der Kunde SOLL bezahlen!“ – deshalb also „Soll“ als linke Seite eines Kontos.

Der Buchhalter unterscheidet Bestandskonten und Erfolgskonten:

1. Bestandskonten nehmen Bestände an Gütern und Geld auf, also erfolgsneutrale Zustände.
   1. aktive Bestandskonten halten das Vermögen fest. Alle finanziellen Mittel, die einem Unternehmen zur Verfügung stehen, sind in einer bestimmten Form vorhanden: Z. B. als Grundstücke, Maschinen, Vorräte und Bargeld, aber auch als Forderungen oder immaterielle Vermögensgegenstände wie Lizenzen. Auf den Aktivkonten wird also die Kapitalverwendung aufgezeichnet. Die Zugänge werden im Soll, die Abgänge im Haben gebucht.
   2. passive Bestandskonten erfassen die Verbindlichkeiten oder „Schulden“. Das Vermögen eines Unternehmens wird aus Mitteln der Eigentümer und Gläubiger gebildet: Z. B. der Gesellschafter, Aktionäre, Banken oder Lieferanten. Die Passivkonten zeichnen also die Herkunft des Eigen- und des Fremdkapitals auf. Die Zugänge werden im Haben, die Abgänge im Soll gebucht.

      
       

2. Erfolgskonten nehmen erfolgswirksame Vorgänge auf. Erfolg ist in der Buchführung ein neutraler Begriff und bezeichnet sowohl Gewinn als auch Verlust.
   1. Aufwandskonten werden verwendet, um die Minderung des Eigenkapitals festzuhalten. Aufwand bedeutet „Werteverzehr“, also z. B. den Verbrauch von Material, Personalkosten, Zinsen oder Abschreibungen. Die Zahlung einer Lieferantenrechnung ist dagegen kein Aufwand, sondern der Abgang einer Verbindlichkeit. Aufwand wird immer im Soll gebucht.
   2. Ertragskonten werden mit „Wertzuflüssen“ bebucht, die das Eigenkapital erhöhen. Die wichtigste Ertragsart in einem Unternehmen sind in der Regel die Umsatzerlöse. Die Zahlung eines Kunden ist dagegen kein Ertrag, sondern der Abgang einer Forderung. Erträge werden immer im Haben gebucht.
       

Die Konten sind in einer systematischen Reihenfolge angeordnet (Kontenplan). Die modernen Systeme, die sich nach einem der empfohlenen Kontenrahmen richten, entsprechen der Bilanzgliederung. Die Konten tragen Nummern, die sofort erkennen lassen, wie sie in das Bilanzsystem eingeordnet sind.

Buchungssatz

Eine einfache Buchung betrifft zwei Konten, jeweils eine Buchung im Soll, eine zweite im Haben. Auf jedem Beleg wird vermerkt, wie gebucht wird. Das erfolgt in Form eines Buchungssatzes. Zuerst wird das Konto genannt, auf dem die Sollbuchung vorgenommen wird. Dann folgt das Wörtchen „an“ und darauf das Konto, das die Habenbuchung aufnimmt. Ein Beispiel dazu: Ein Einkauf von Rohstoffen auf Ziel erhält den Buchungssatz

Rohstoffe an Verbindlichkeiten

Zusammengesetzte Buchungssätze können eine Vielzahl von Konten ansprechen. Die Summen aller Buchungen im Soll und im Haben müssen aber übereinstimmen. Sind die Summen unterschiedlich, ist der Buchungssatz unvollständig (er „geht nicht auf“), und eine Verbuchung ist zumindest in EDV-gestützten Buchführungssystemen unmöglich.

Buchungssystem

Man unterscheidet sechs Grundsituationen:

erfolgsneutral:

• Aktivtausch: Ein Aktivkonto wird um einen Betrag gemehrt, ein anderes um den gleichen Betrag gemindert.
  • Beispiel: Ein Kunde bezahlt eine Rechnung.
  • Buchungssatz: „Bankkonto“ an „Forderungen“.
• Passivtausch: Ein Passivkonto wird um einen Betrag gemehrt, ein anderes um den gleichen Betrag gemindert.
  • Beispiel: Eine Lieferantenschuld wird in ein langfristiges Darlehen umgewandelt.
  • Buchungssatz: „Verbindlichkeiten a. L. L.“ an „Darlehen“.
• Aktiv-Passiv-Mehrung (Bilanzverlängerung): Aktiv und Passivseite werden um den gleichen Betrag erhöht.
  • Beispiel: Rohstoffe werden „auf Ziel“ gekauft, d. h. die Rechnung wird nicht sofort bezahlt.
  • Buchungssatz: „Rohstoffe“ und „Vorsteuer“ an „Verbindlichkeiten a. L. L.“.
• Aktiv-Passiv-Minderung (Bilanzverkürzung): Aktiv und Passivseite werden um den gleichen Betrag gemindert.
  • Beispiel: Eine Lieferantenrechnung wird bezahlt.
  • Buchungssatz: „Verbindlichkeiten a. L. L.“ an „Bankkonto“.

erfolgswirksam:

• Positive Erfolgswirksamkeit: 1 Bestands- und 1 Ertragskonto angesprochen; => Gewinn
  • Beispiel: Eine Kundenrechnung wird fakturiert.
  • Buchungssatz: „Forderungen“ an „Umsatzerlöse“.
• Negative Erfolgswirksamkeit: 1 Bestands- und 1 Aufwandskonto angesprochen; => Verlust
  • Beispiel: Büromaterial wird eingekauft und bar bezahlt.
  • Buchungssatz: „Büromaterial“ an „Kasse“.

Das Ziehen von Salden

Der Bestand auf den einzelnen Konten wird durch das Ziehen von Salden ermittelt. Das erfolgt, indem beide Seiten (Soll und Haben) eines Kontos addiert werden. Von der wertmäßig größeren Seite wird der Wert der kleineren Seite abgezogen. Macht die Sollseite den größeren Wert aus, so ist das ein Sollsaldo. Wenn die Habenseite überwiegt, so ist das ein Habensaldo.

Diese Definition ist notwendig, da in der Buchführung traditionell die Arbeit mit absoluten Werten gelehrt wird. In der Praxis ist es einfacher: Da Sollbuchungen immer als Positiv-Werte und Habenbuchungen als Negativ-Werte erfasst werden, ist ein Saldo schlicht die Summe aller Einzelposten eines Kontos:

Im Geschäftsleben wird während des Jahres mindestens monatlich einmal eine Saldenliste aufgestellt, da sie dem Unternehmer den Stand seiner Konten, praktisch also eine Zwischenbilanz zeigt. Nach der Addition zeigt die Gleichheit der Summe aller Salden in Soll und Haben, dass beim Eintragen Soll und Haben nicht verwechselt wurden und keine Zahlendreher vorgekommen sind (zwei Fehler, die sich rechnerisch aufheben, sind äußerst selten).

Journal (Grundbuch)

Im Journal (übersetzt: Tagebuch) werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch (zeitlich) mit laufender Nummer, Datum, Betrag, Verweis auf den Beleg, Erläuterung und Kontierung (Sollkonto, Habenkonto) erfasst. Die Funktion des Journals geht von folgendem Prinzip aus: Alle Geschäftsfälle müssen sich sowohl chronologisch verfolgen lassen als auch den einzelnen Bilanzpositionen zugeordnet werden können. Die chronologische Ordnung wird dadurch gewährleistet, dass alle Buchungssätze dem Datum nach im Journal aufgezeichnet werden. Es ist das Grundbuch der Buchführung. Gleichzeitig ist das Journal die Buchungsanweisung für die Übertragung der Buchungen aus dem Grundbuch in das Hauptbuch.

Hauptbuch

Als Hauptbuch wird das Kontenwerk mit seiner sachlichen Untersetzung und Bewegung durch Geschäftsfälle der einzelnen Bilanzpositionen bezeichnet. Im Hauptbuch (auch: Kontenblätter) werden alle Buchungen des Grundbuchs auf den in den Buchungssätzen genannten Konten eingetragen. Die Konten werden am Anfang eines jeden Geschäftsjahres mit den Endbeständen des Vorjahres (z. B. Bankbestand) eröffnet und mit Abschlussbuchungen zur Schlussbilanz zusammengeführt.

Durch die Aufzeichnungen im Hauptbuch wird also die sachliche Ordnung der einzelnen Geschäftsvorfälle vorgenommen.

Für das Buchen selbst gilt die Regel: Zuerst Eintragung im Grundbuch (Journal), dann Buchung auf dem Konto (im Hauptbuch).

Früher waren Grundbuch und Hauptbuch tatsächlich gebundene Bücher.

Nebenbücher

Des Weiteren gibt es diverse Nebenbücher, die bestimmte Hauptbuchkonten erläutern. Dazu zählen z. B.

• das Kontokorrent- oder Geschäftsfreundebuch (enthält Verbindlichkeiten und Forderungen bei Lieferanten (Kreditoren) und Kunden (Debitoren))
• das Lagerbuch (enthält Zu- und Abgänge des Warenlagers)
• das Lohn- und Gehaltsbuch (enthält die Abrechnungen der Arbeitsentgelte)
• das Anlagebuch (enthält die Gegenstände des Anlagevermögens)
• das Bankbuch und das Kassenbuch (enthalten den Zahlungsmittelbestand)
• das Rechnungsausgangsbuch (enthält die Fakturierung)

Der Jahresabschluss

Grundlegende Vorschriften zum Jahresabschluss sind in § 242 HGB enthalten:

• (1) Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen. Auf die Eröffnungsbilanz sind die für den Jahresabschluss geltenden Vorschriften entsprechend anzuwenden, soweit sie sich auf die Bilanz beziehen.
• (2) Er hat für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres (Gewinn- und Verlustrechnung) aufzustellen.
• (3) Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresabschluss.

Schritte beim Jahresabschluss

• Durch Inventur (Erfassung aller Bestände) ist das Inventar zu ermitteln und schriftlich niederzulegen. Damit ist die Höhe aller Vermögenswerte und Schulden festgestellt. Eventuelle Differenzen zu den Salden auf den Konten sind zu klären und durch Buchungen (mit Eigenbelegen untersetzt) zu bereinigen.
• Dann sind die Erfolgskonten über das Gewinn- und Verlustkonto abzuschließen. Für die Aufwandskonten lautet der Buchungssatz „Gewinn- und Verlustkonto an Aufwandskonto”. Der Buchungssatz für den Abschluss von Erlöskonten lautet „Erlöskonto an Gewinn- und Verlustkonto”.
• Das Gewinn- und Verlustkonto ist über das Eigenkapitalkonto abzuschließen. Wenn der Ertrag größer war als der Aufwand (Gewinn), lautet der Buchungssatz „Gewinn- und Verlustkonto an Eigenkapital”.
• Danach sind alle Bestandskonten (Aktiv- und Passivkonten) mit dem Schlussbilanzkonto abzuschließen.
• Das Schlussbilanzkonto enthält die Werte für die Jahresabschluss-Bilanz. Die Angaben sind in die gesetzlich vorgeschriebene Form zu bringen.
• Das Gewinn- und Verlust-Konto enthält die Werte der Gewinn- und Verlustrechnung. Auch hier muss auf dieser Grundlage die gesetzlich vorgeschriebene Übersicht erstellt werden.